Le cabinet de Conseils en Propriété Industrielle IPSILON, société par actions simplifiée unipersonnelle immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 433 960 127, dont le siège social est situé au 63 avenue du Général Leclerc, 92340 Bourg-la-Reine, et ses filiales ou sociétés juridiquement liées, en France et à l’étranger (ci-après collectivement désignées par « IPSILON »), offre des prestations de conseil en propriété industrielle et notamment de conseil, d’assistance, d’audit, de recherche, de représentation et de rédaction de documents en vue de l’obtention, du maintien, de l’exploitation ou de la défense de droits de propriété industrielle ou intellectuelle, droits voisins, notamment dans le domaine des brevets, marques, dessins et modèles, logiciels, noms de domaines et droits d’auteur, ainsi que d’autres services associés ou connexes à la propriété intellectuelle (ci-après les « Prestations »).

Les présentes conditions générales de services et de conseil (ci-après les "Conditions Générales") ont pour objet de déterminer les termes et conditions dans lesquels IPSILON fournit des Prestations auprès de ses clients (ci-après le(s) « Client(s) »), et à définir les obligations respectives d’IPSILON et du Client dans ce cadre.

1- Généralités

Les présentes Conditions Générales sont réputées expressément acceptées par le Client dès lors que ce dernier confie la réalisation de Prestations à l’une des entités d’IPSILON. Pour écarter toute ambiguïté, cela résulte notamment de (i) l’acceptation du devis ou des conditions d’intervention proposées par IPSILON, ou (ii) la signature d’un mandat ou convention d’honoraires pour IPSILON, ou (iii) la transmission d’instructions écrites à IPSILON pour la réalisation de Prestations, ou (iv) le paiement d’une demande de provision émise par IPSILON.

Le Client déclare et reconnaît avoir pris parfaitement connaissance des Conditions Générales dès lors que le devis ou la facture y fait référence, et qu’elles ont été mises à sa disposition ou sont consultables en ligne sur le site internet d’IPSILON (https://www.ipsilon-ip.com).

Les Conditions Générales s’appliquent, sans restriction ni réserve, à tout mandat confié à IPSILON pour la réalisation de Prestations, et le Client renonce à se prévaloir de toutes conditions générales ou particulières, lesquelles seront inopposables à IPSILON, sauf en cas d’accord écrit et préalable des parties.

2- Déontologie

IPSILON et l’ensemble de ses collaborateurs, en leur qualité de Conseils en Propriété Industrielle, sont tenus au respect des dispositions légales et règlementaires résultant du Code de la Propriété Intellectuelle et du Règlement Intérieur de la Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle (CNCPI). Les collaborateurs agréés en tant que mandataires auprès de l’Office Européen des Brevets sont également tenus au respect du Code de Conduite de l’Institut des mandataires agréés auprès de l’Office Européen des Brevets.

En conséquence, les relations et les échanges entre IPSILON et le Client sont de nature privilégiée, et sont soumis aux règles de droit français et règles déontologiques en vigueur, en particulier en matière de confidentialité, de secret professionnel et de conflit d’intérêts. IPSILON étant dès lors tenu de maintenir un standard de discrétion et de respecter strictement le secret professionnel.

Préalablement à l’acceptation d’un mandat pour la réalisation de Prestations dans le cadre d’un nouveau client ou d’une nouvelle affaire, IPSILON est tenu de vérifier l’absence de conflit d’intérêts. Dans l’hypothèse où ces vérifications révèlent l’existence d’un conflit d’intérêts, IPSILON se réserve le droit de décliner ledit mandat et pourra orienter le Client vers d’autres alternatives possibles.

3- Conditions d’exécution des prestations

3.1 – Mandat et représentation

Au titre de la réalisation de certaines Prestations, IPSILON peut être amené à agir dans le cadre d’un mandat de représentation du Client auprès des offices de propriété industrielle. Le périmètre de ce mandat pourra varier en fonction des Prestations confiées à IPSILON. En principe, le mandat relatif à l’obtention d’un droit de propriété industrielle est effectif jusqu’à la délivrance ou l’enregistrement du titre par l’office de propriété industrielle, et comprend la réalisation de toutes les formalités nécessaires y compris le paiement des taxes afférentes. En cas d’accord des parties, ce mandat de représentation pourra être maintenu pour le paiement des taxes de maintien en vigueur (annuités) ou le renouvellement desdits titres.

IPSILON peut être amené à confier la réalisation d’une partie des Prestations à un prestataire et/ou correspondant extérieur, s’il le juge utile ou si cela s’avère nécessaire, notamment dans le cadre de procédures étrangères nécessitant l’intervention d’un mandataire local. Dans cette hypothèse, IPSILON pourra être amené à demander au Client la fourniture d’un pouvoir de représentation au profit d’un agent étranger afin de permettre à ce dernier d’intervenir. En tout état de cause, IPSILON ne saurait être responsable en cas de défaillance de l’un de ses correspondants étrangers.

3.2 – Obligations du Client

Compte-tenu de la nature des Prestations, le Client reconnaît que sa coopération complète et loyale auprès d’IPSILON représente un élément essentiel du bon déroulé de leur collaboration. En conséquence, le Client s’engage à communiquer par écrit à IPSILON toutes informations et instructions nécessaires pour permettre une exécution correcte des Prestations, et notamment les données et informations complètes sur l’affaire en cause, ses intentions, les développements antérieurs de l’affaire et toutes publications ou faits qui pourraient être connus et qui se rapporteraient à son objet. Plus particulièrement, il s’engage à répondre avec diligence à toutes les communications d’IPSILON et à lui fournir toutes les informations requises avant l’expiration des délais qui lui ont été communiqués.

Le Client fera le nécessaire pour tenir, sans délai, IPSILON informé de tout changement et toute évolution concernant les informations préalablement communiquées ou l’affaire en son ensemble.

Le Client sera seul responsable des dommages éventuels qui pourraient résulter d’informations erronées, incomplètes ou tardives. À défaut de réponse complète et adéquate du Client, le cas échéant avant l’expiration du délai indiqué par IPSILON, ce dernier peut suspendre l’exécution des Prestations en tout ou en partie et ne pourra être tenu responsable d’aucun dommage éventuellement subi par le Client en résultant directement ou indirectement.

Afin d’assurer la bonne tenue de ses affaires, le Client communiquera à IPSILON les détails d’’identification de l’entité cliente, et en particulier les éléments suivants : donneur d’ordre, titulaire des droits, entité à facturer. Préférablement à toute prise de mandat, le Client devra transmettre un extrait K-bis et son numéro de TVA intracommunautaire.

Le Client s’assure également de tenir IPSILON informé, sans délai, de toutes évolutions internes et notamment changement d’organisation, de direction, de contrôle ou en cas d’ouverture d’une procédure collective à son encontre.

3.3 – Engagements d’IPSILON

IPSILON mettra en œuvre des efforts raisonnables pour réaliser les Prestations avec conscience et diligence, conformément aux standards de la profession, et dans le respect des lois et règlements applicables.

En particulier, IPSILON exécute les Prestations dans le respect de l’obligation de confidentialité et de secret professionnel qui s’impose à tous les Conseils en Propriété Industrielle.

Sauf si un délai est expressément convenu avec le Client, IPSILON est seulement tenu d’exécuter les Prestations dans les délais les plus raisonnables et selon ses disponibilités. Ces délais

étant alors donnés à titre indicatif, tout dépassement ne peut être considéré comme un manquement à ses obligations, ni justifier la contestation du montant dû pour les Prestations.

Certaines Prestations étant soumises à un délai d’exécution imposé par une administration et/ou la réglementation en vigueur en matière de propriété industrielle, le Client est tenu de donner toutes les informations et instructions en temps utile afin de respecter les délais imposés et permettre à IPSILON de réaliser sa mission avec tout le soin nécessaire. Le Client sera seul responsable des dommages (y compris la perte de droits) qui pourraient résulter d’instructions reçues après une échéance ou antérieurement à une échéance mais dans un laps de temps trop court pour permettre à IPSILON d’effectuer les Prestations.

À titre exceptionnel, dans l’hypothèse où une action urgente est nécessaire pour préserver les droits ou intérêts du Client, IPSILON pourra, à sa discrétion, agir de son chef en l’absence d’instructions expresses du Client. Dans ce cas, le Client sera redevable des honoraires, frais ou débours engendrés par ces actions.

Dans l’hypothèse où les Prestations impliquent la participation d’un tiers (cotitularité des droits, partage des frais, etc), IPSILON pourra demander la désignation d’un représentant commun auprès duquel les instructions seront recueillies et les factures seront adressées. Par exception et en cas d’accord de toutes les parties en présence, IPSILON pourra recevoir les instructions auprès de chaque partie et leur adresser les factures à titre individuel. En tout état de cause, il est entendu que les Clients seront responsables solidairement des honoraires et frais engendrés par leur affaire commune.

3.4 – Gestion des dossiers

Sauf instructions spécifiques, IPSILON et le Client communiquent de manière habituelle par voie électronique (e-mail). Les instructions du Client sont reçues de 9H00 à 17H00 (GMT + 1) du lundi au vendredi, sauf les jours fériés. Les communications reçues en dehors de ces heures ne seront traitées que le jour ouvré suivant.

IPSILON utilise un système de dossiers et d’archivage électroniques, certains documents peuvent être numérisés à leur réception, étant entendu que la durée de conservation est conforme aux prescriptions légales. Toutefois, le Client reste seul responsable de la conservation et de l’archivage de ses pièces du dossier. IPSILON se réserve le droit de conserver tout document ou matériel jusqu’à ce que les paiements dus aient été effectués.

Dans l’hypothèse où le Client :

(a) demande le transfert d’un dossier vers un autre cabinet (ou vice-versa), ou

(b) demande d’obtenir tous les documents relatifs à un dossier pour ses propres besoins ou celui d’un autre cabinet,

alors IPSILON se réserve le droit de facturer ces services de transfert et/ou de désarchivage.

IPSILON n’est pas tenu de conserver les dossiers qui ont été transférés ou qui sont relatifs à des droits éteints (ex. un brevet abandonné, une marque non-renouvelée) à compter de la date à laquelle le dossier cesse d’être actif.

En cas d’instructions du Client visant à l’abandon d’un dossier, IPSILON fera le nécessaire pour en informer les éventuels tiers concernés, en particulier ses correspondants étrangers. En cas d’abandon d’un dossier, IPSILON pourra facturer tout travail en lien avec ce dossier n’ayant pas été facturé à la date d’abandon.

En cas d’instruction du Client d’abandon d’un dossier, IPSILON est libéré de toute obligation de transmettre au Client les communications officielles qu’il pourrait recevoir, et ne saurait être tenu responsable à ce titre.

Tous les rapports, consultations, avis, et plus généralement, les documents établis par IPSILON dans le cadre des Prestations sont strictement couverts par le secret professionnel, étant précisé que tous les droits de propriété intellectuelle y étant attachés sont la propriété exclusive d’IPSILON. En conséquence, le Client ne saurait les ré-utiliser ou les transmettre à des tiers sans l’autorisation préalable et écrite d’IPSILON.

4- Modalités financières

4.1 – Honoraires

Les Prestations fournies par IPSILON sont, en principe, facturées sous la forme d’honoraires par application d’un taux horaire ou sur la base d’un forfait prédéfini. Le mode de facturation retenu est fixé d’un commun accord lors de la validation des conditions d’intervention d’IPSILON.

Par ailleurs, IPSILON tient à la disposition de ses Clients une grille tarifaire indiquant les honoraires ou tarifs de ses prestations standard, laquelle peut être modifiée ou révisée à sa discrétion.

Les devis et estimatifs adressés au Client sont calculés sur la base des informations connues à la date de leur établissement et ne peuvent, sauf accord et mention exprès d’IPSILON, être considérés comme des accords fermes de facturation. Les tarifs mentionnés dans tous devis ou proposition de Prestations s’entendent nets et hors taxes.

Les honoraires facturés sont déterminés en fonction du nombre et de la qualité des membres d’IPSILON en charge de l’exécution des Prestations, de la difficulté et de l’urgence de la mission, de la nature des Prestations accomplies et/ou du temps nécessaire à leur exécution. À titre exceptionnel, les parties pourront convenir d’un honoraire complémentaire en fonction du résultat obtenu.

IPSILON ne saurait être tenu responsable de la perte de tout droits ou titres de propriété industrielle ou intellectuelle qui serait la conséquence d’un retard du Client à verser les fonds nécessaires au dépôt, maintien ou au renouvellement de ces droits.

4.2 – Frais, taxes et honoraires externes

Les honoraires d’IPSILON ne comprennent pas les frais, taxes, redevances et honoraires externes (notamment ceux engagés auprès de correspondants étrangers) exposés pour les besoins de la réalisation des Prestations. De la même manière, les divers frais supplémentaires liés à la légalisation, traductions, obtention et fourniture de documents complémentaires qui peuvent être requis pourront venir s’ajouter au montant des Prestations.

En particulier, le Client est informé que les taxes officielles sont fixées par les offices de propriété industrielle et peuvent évoluer à leur discrétion.

L’ensemble des honoraires, frais, taxes et redevances externes seront facturés au Client, en sus des honoraires d’IPSILON, et ils pourront être majorés pour couvrir tous frais administratifs, comptables et bancaires liés à leur traitement.

4.3 – Provisions

IPSILON se réserve le droit de demander par avance le paiement de tout ou partie des honoraires et frais ou taxes supplémentaires annoncés pour la réalisation des Prestations. Cette demande de provision fera l’objet d’une facture toutes taxes comprises adressée au Client. L’exécution des Prestations est alors strictement subordonnée à la réception du paiement y afférent.

4.4 – Facturation

IPSILON établit et émet une facture au terme de la réalisation des Prestations. La facture indique les sommes déjà versées par le Client à titre de provision ou de paiements intermédiaires. La TVA, si applicable, sera appliquée au montant hors taxes des facturations, au taux légal en vigueur.

Les factures sont payables à réception, net et sans escompte.

Toute contestation concernant le montant de la facture n’est recevable que si elle est formulée dans le mois suivant la réception de la facture par le Client. Aucune contestation ne justifie pour le Client le droit de suspendre les paiements ou d’opérer des retenues ou compensations.

Toute somme impayée à son échéance portera de plein droit, et sans mise en demeure préalable, un

intérêt de retard et des frais de recouvrement en application de la législation en vigueur. La pénalité est calculée sur le montant total hors taxes de la somme due, jusqu’à la date à laquelle le règlement de ladite somme toutes taxes comprises est intervenu en totalité et ce quels que soit les acomptes versés. La pénalité relative à un mois incomplet est due pour la totalité du mois. Les frais inhérents à toute procédure engagée en vue du recouvrement contentieux des sommes dues sont à la charge du Client.

En cas de non-respect des conditions de paiement figurant ci-dessus, IPSILON se réserve en outre le droit de suspendre ou d’annuler la fourniture des Prestations commandées par le Client, de suspendre l’exécution de ses obligations, de diminuer ou d’annuler les éventuelles remises accordées à ce dernier et d’exiger le paiement immédiat de toute autre facture non encore échue.

5- Responsabilité

IPSILON mettra en œuvre les moyens nécessaires à la bonne exécution des Prestations, de sorte que sa responsabilité relève uniquement d’une obligation de moyens.

IPSILON décline toute responsabilité en raison d’une erreur ou d’une omission dans les recherches d’antériorités, dans les veilles technologiques, dans les surveillances en matière de brevets, de marques, de dessins et modèles ou de noms de domaine, dès lors que les diligences appropriées ont été observées pour exécuter ce type de prestations.

Sous réserve de ses obligations de conseil, IPSILON n’est pas responsable des choix du Client ou de l’exploitation des Prestations qui lui ont été fournies. En particulier, le Client est seul responsable du choix des titres de propriété industrielle ou intellectuelle qu’il acquiert par l’intermédiaire d’IPSILON et s’engage en conséquence à n’exercer aucun recours de ce chef à son encontre.

IPSILON ne pourra être tenu responsable des dommages causés par ou en raison de l’intervention de tiers, en particulier des dommages causés par le recours à des produits ou services de tiers à la demande du Client.

IPSILON a souscrit et maintient une police d’assurance au titre de sa responsabilité civile professionnelle qui couvre l’ensemble des Prestations et s’engage à communiquer une attestation sur demande du Client. Tout évènement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité civile doit être porté sans délai par le Client à la connaissance d’IPSILON, afin de permettre à ce dernier de prendre toute mesure appropriée.

En tout état de cause, le montant d’une éventuelle indemnisation mise à la charge d’IPSILON ne pourra être supérieur au coût de la facturation toutes taxes comprises payée par le Client. En aucun cas, d’IPSILON ne saurait être tenu pour responsable de l’indemnisation des dommages indirects et immatériels subis par le Client, notamment la perte de chiffre d’affaires, de contrats, de clientèle, de chance, de réputation, de bénéfices, de production.

6- Force majeure

IPSILON ne pourra être tenu responsable des dommages causés directement ou indirectement par un cas de force majeure. L’exécution des obligations des parties sera suspendue en cas d’événement de force majeure de nature à empêcher ou à retarder l’exécution des obligations contractuelles de l’une des parties.

Par événement de force majeure, il faut entendre tout événement échappant au contrôle de la partie qui l’invoque et dont elle ne pouvait se prémunir. Constituent notamment, mais pas exclusivement, des cas de force majeure : la grève au sein du Client ou d’un tiers dont le concours est requis pour exécuter une Prestation (tel que par exemple un Office de propriété industrielle), la non-disponibilité d’un service public, un évènement de nature à troubler l’ordre public et/ou les réseaux logistiques, informatiques, épidémie ou pandémie, etc.

7- Prévention du blanchiment de capitaux

Conformément à la réglementation française et européenne relative à la prévention du blanchiment de capitaux, IPSILON pourra être contraint de vérifier un certain nombre d’informations relatives au Client (identité, nombre et organisation des structures juridiques, partenaires éventuels, bénéficiaires effectifs, etc) afin de les transmettre aux autorités compétentes.

8- Protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la fourniture des Prestations, IPSILON peut être amené à réaliser des opérations de traitement de données à caractère personnel (nom, prénom, adresse postale et adresse électronique) émanant du Client. Les données à caractère personnel collectées par IPSILON sont utilisées pour réaliser le traitement des Prestations confiées par le Client, sur une base contractuelle et pour répondre aux obligations légales et règlementaires en vigueur. Ces données sont nécessaires pour la bonne gestion des dossiers, ainsi que leur facturation, leur suivi, et la prospection par voie électronique.

IPSILON met en œuvre les moyens nécessaires pour s’assurer du respect de ses obligations découlant du Règlement Général sur la Protection des Données (EU RGPD – règlement no. 2016/679 du 27 avril 2016) et de la Loi Informatique et Libertés, dans la limite des contraintes de ses activités, dont notamment la communication des informations relatives aux inventeurs désignés dans les demandes de brevets ou déposants personnes physiques.

IPSILON assure la sécurité des données à caractère personnel en mettant en place une protection renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et informatiques.

IPSILON ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect de la réglementation en vigueur. Ainsi, les données relatives aux clients sont conservées pendant la durée des relations contractuelles ou de désignation comme mandataire, augmentée de 5 ans, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

Il est rappelé que la personne dont les données à caractère personnel sont traitées bénéficie d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit d’opposition au traitement et d’un droit à la portabilité de ses données.

Toute demande relative au traitement des données personnelles peut être adressée à IPSILON, aux adresses suivantes :

- 63 avenue du Général Leclerc, 92340 Bourg-la-Reine

- dpo@ipsilon-ip.com

Le Client a également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de

l’Informatique et des Libertés (CNIL) s’il estime que ses droits ne sont pas respectés.

9- Droit applicable et juridictions

Les présentes Conditions Générales sont exclusivement régies par le droit français et sont soumises aux règles de la profession de Conseil en Propriété Industrielle, telles que régies par le Code de la propriété intellectuelle.

En cas de différend relatif à relatif à la formation, l’interprétation, l’exécution ou la résolution du mandat et des présentes Conditions Générales, les parties s’efforceront de chercher une solution amiable. En l’absence de solution amiable intervenue dans les 45 jours de la naissance du différend, le litige sera de la compétence exclusive des tribunaux de Paris, nonobstant la pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.